Comisie trebuie să se aplice lecțiile învățate din dezvoltarea de informații Sistemului Schengen pentru a evita întârzierile similare și cheltuielile suplimentare cu privire la viitoarele proiecte IT, spun Auditorilor UE

Un raport publicat astăzi (19 mai) de Curtea de Conturi Europeană (CCE) afirmă că Comisia a furnizat sistemul de informații Schengen de a doua generație (SIS II) cu șase ani mai târziu decât era planificat inițial și de opt ori mai târziu decât estimarea bugetară inițială. Întârzierile și cheltuielile excesive au avut loc din cauza deficiențelor în gestionarea Comisiei într-un context de guvernanță provocator.Sistemul de Informații Schengen (SIS) este utilizat de polițiștii de frontieră, poliția, autoritățile vamale, vizele și autoritățile judiciare din spațiul Schengen. Conține informații (alerte) despre persoane care ar fi putut fi implicate într-o infracțiune gravă sau care ar putea să nu aibă dreptul de a intra sau de a rămâne în UE. De asemenea, conține alerte privind persoanele dispărute și bunurile pierdute sau furate, cum ar fi bancnote, vehicule, arme de foc și documente de identitate. Alertele sunt introduse în sistem de către autoritățile naționale „În 2001, Consiliul UE a însărcinat Comisia cu dezvoltarea unei noi versiuni a Sistemului de Informații Schengen”, a declarat domnul Pietro Russo, membrul CCE responsabil pentru raport, „Cu toate acestea, termenul limită inițial a fost nerealist și Comisia nu a la început alocați suficient personal cu expertiză pentru proiect. Prin urmare, Comisia a reușit să gestioneze eficient contractul principal de dezvoltare abia din 2009. În plus, Comisia nu s-a bazat suficient pe experiența utilizatorilor finali și pe cerințele de sistem modificate în timpul primei părți a proiectului.” Estimările inițiale orientative ale costurilor pentru bugetul UE pentru sistemul central au subestimat semnificativ dimensiunea reală a investiției necesare. Costul total al SIS II s-a ridicat la 189 milioane EUR pentru sistemul central la care ar trebui adăugată o estimare de peste 330 milioane EUR pentru sistemele naționale. În același timp, principalul beneficiu așteptat inițial de la SIS II a devenit mai puțin relevant odată cu extinderea cu succes a SIS 1 la noile țări membre. În lumina acestor modificări majore ale costurilor și beneficiilor așteptate, Comisia nu a demonstrat că SIS II a oferit pe deplin cel mai bun raport calitate/preț pentru organizație. Cu toate acestea, Comisia a învățat lecții din experiența sa din prima parte a proiectului, permițându-i să-și schimbe abordarea în faza finală a proiectului din 2010 și să livreze SIS II în aprilie 2013. În plus, a aplicat deja unele lecții din SIS. II în pregătirea altor proiecte IT de anvergură.

Rapoartele speciale ale Curții de Conturi Europene (CCE) sunt publicate pe tot parcursul anului, prezentând rezultatele auditurilor selectate ale anumitor domenii bugetare ale UE sau subiecte de gestionare.

Acest raport special (nr. 3/2014) intitulat Lecții din dezvoltarea de către Comisia Europeană a Sistemului de Informații Schengen de a doua generație (SIS II), a examinat de ce Comisia a furnizat SIS II cu peste șase ani mai târziu decât era planificat și la un cost care depășește cu mult estimările inițiale. De asemenea, a examinat dacă a existat un caz de afaceri solid pentru SIS II pe tot parcursul proiectului, care a luat în considerare modificări majore ale costurilor și beneficiilor așteptate. În plus, auditorii UE au evaluat dacă Comisia a învățat și a aplicat lecții din gestionarea proiectului.

Auditorii UE au constatat că întârzierea și cheltuielile excesive au rezultat din deficiențe în gestionarea Comisiei într-un context de guvernanță provocator, în special în prima parte a proiectului până în 2009. În ciuda modificărilor majore aduse costurilor și beneficiilor așteptate în timpul proiectului, Comisia a făcut să nu reevalueze cazul de afaceri pentru a demonstra că SIS II a rămas o prioritate organizațională care a oferit o rentabilitate mai mare a investiției decât alte oportunități. Nu a existat nicio decizie, bazată pe o reevaluare a costurilor și beneficiilor, cu privire la continuarea sau oprirea proiectului. Comisia a învățat lecții din experiența sa din prima parte a proiectului pentru a-și schimba abordarea în faza finală a proiectului din 2010 și pentru a furniza SIS II în aprilie 2013.

Pe baza constatărilor sale, CCE a recomandat ca, atunci când gestionează dezvoltarea sistemelor IT la scară largă, Comisia să:

publicitate

• Să se bazeze orarul pe o analiză tehnică a sarcinilor de îndeplinit;
• să se asigure că toate proiectele sunt integrate în aranjamentele corporative de guvernanță IT și să utilizeze pe deplin expertiza internă pentru a gestiona eficient munca contractorilor;
• să se asigure că nevoile comerciale și opiniile utilizatorilor finali sunt suficient luate în considerare în procesul decizional;
• să asigure aprobarea cazului de afaceri înainte de a trece de la inițierea proiectului la planificarea proiectului și reaprobarea acestuia în cazul unor modificări majore ale costurilor proiectului, beneficiilor așteptate, riscurilor sau alternativelor;
• asigurați-vă că deciziile cheie ale proiectului sunt documentate într-un jurnal de decizie, astfel încât să fie ușor de urmărit;
• să se asigure că există o coordonare globală eficientă atunci când un proiect necesită dezvoltarea unor sisteme diferite, dar dependente de către diferiți factori interesați;
• să dezvolte sisteme IT la scară largă, folosind blocuri interoperabile care pot fi reutilizate cu ușurință pentru a preveni blocarea unui singur contractant și;
• transmite lecțiile învățate din auditul Curții către direcțiile generale și instituțiile, agențiile și alte organisme ale UE. Comisia ar trebui să evalueze dacă au fost obținute beneficiile așteptate ale SIS II.

Un scurt interviu video cu membrul CCE responsabil de raport este disponibil aici.

Trimiteți acest articol: